В продолжение конспекта книги Энди Гроува «Высокоэффективный менеджмент».

Встречи бывают двух типов:

Ориентированные на процессы/операционные встречи:

  1. Один на один (руководитель с подчиненным).
  2. Общие собрания.
  3. Ориентированные на задачу.

Ориентированные на миссию:

  1. Аттестационные.

Встречи один на один

Зачем нужны встречи один на один:

  • Обмен информацией между подчиненным и руководителем.
  • Взаимное обучение.
  • Это встреча подчиненного. Именно он должен извлечь максимальную пользу из этой встречи.

Как проводить:

  • Повестку и тон встречи определяет подчиненный. В случае если у начальника шесть подчиненных — ему нужно готовиться шесть раз. Подчиненному же нужно готовится только 1 раз.
  • Повестка должна быть подготовлена минимум за час до встречи чтобы у руководителя была возможность подготовиться в случае необходимости.
  • Начинать следует с индикаторов неполадок. Руководитель предоставляет подчиненными цифры и аргументы, сигнализирующие о том что какие-либо индикаторы не в порядке.
  • Далее обсуждается то, что произошло/изменилость с последней встречи.
  • Обсуждаются потенциальные проблемы.
  • Цель начальника - облегчать подчиненому выражение того что происходит.
  • Если руководителю кажется что подчиненный сказал все — следует задать еще один вопрос.
  • Во время встречи следует конспектировать. Записывание само по себе уже обязывает к исполнению.
  • По результату встречи следует обменяться записями.
  • Руководители следует вести дежурное досье по каждому из подчиненых. В досье должны быть перечислены самые важные проблемы.

Как часто проводить:

  • Устанавливать встречи один на один следует по скользящнюему графику. Дата следующей встречи должна быть оговорена по результаты встречи.
  • Регулярность встреч нужно проводить в зависимости от опыта.
  • Продолжительность — минимум один час чтобы точно успели обсудить вопросы без спешки.

Общие собрания

Зачем и когда нужны общие собрания:

  • Нужны при общении более чем двух участников, в случае если необходимо показать или уведомить большое количество участников. Если выясняется что для решения вопроса нужно участие только двух человек — прерываем и просим их обсудить вдвоем.

Как проводить:

  • Должна быть повестка встречи чтобы у сотрудников было время подготовится.
  • Должно быть запланирование время для свободной дискуссии.

Основная задача руководителя — модерировать и управлять встречей.

Цель работы супервизора (руководителя) на общих собраниях — получить активную дискуссию между всеми участниками

Ориентированные на задачу собрания

Когда проводить:

  • Если необходимо принять решение касательно какого-либо вопроса.

Как проводить:

  • Тот, кто организовывает обязан обеспечить присутствие.
  • На встречи должно быть не более шести/семи человека, иначе невозможно принять решение.
  • Не допускать опаздываний.
  • Перед встречи прислать повестку по времени и списком тех, кто должен принимать решения.
  • После встречи отправить стенограмму.

Хороший показатель если сотрудники задают вопросы.

Аттестация / обучение

Когда необходимо:

  • В случае если планируется обучение сотрудников.

Как проводить:

  • Организовывает общий начальник.
  • Цель таких встреч — обучение.
  • Начальник ограничивает время выступления.
  • Должны быть вопросы и обсуждения по результатам встречи.